Bien s'organiser avec Trello



Krystel de Gaprod

Publié le
15/01/2019
Temps de lecture :
5 min



Votre petit Kanban pour vous et pour votre entreprise !

Quels que soient vos objectifs, une affirmation est vraie : l'efficacité, la collaboration, les délais et la communication sont essentiels au succès d'un projet. Que vous soyez un particulier ou un professionnel, vendeur en solo ou que vous ayez une équipe qui travaille avec vous, rester organisé et responsable est la base de votre efficacité. C'est là qu'intervient Trello !

Hommage aux dieux du web ainsi qu’à la petite équipe de New-Yorkais qui a conçu cette pépite informatique et virtuelle.

Dernier détail : il est gratuit ! Venez vite découvrir Trello !

Qu’est-ce que Trello ? 

Trello est le roi de l’organisation de projets !

C’est un outil de gestion de projet, en ligne, fondé sur le principe des « kanbans » japonais (enseignes, panneaux), mais pas que : c’est un style de vie et de travail ! Le bon vieux tableaumural sur lequel on déplacedes fiches cartonnées (les kanbans) d’une colonne à l’autre, a trouvé son successeur virtuel, amélioré façon web 2.0.

C’est l’outil à la fois simple, dépouillé, complet et surtout visuel et ergonomique, tant espéré et recherché, pour planifier, communiquer, collaborer, brainstormer, organiser, réunir, partager, se connecter et surtout garder à l’esprit la vision complète du projet. Le couteau suisse de l’organisation !

Une merveille qui va vous rendre de grands services pour organiser votre vie, vos projets (simples, complexes ou même collaboratifs), vos tâches, ou tout ce que vous voulez, tellement il est souple, facile d’utilisation et adaptable.

En rejoignant 16 millions d'autres utilisateurs, votre efficacité et votre collaboration seront simplifiées au-delà de votre imagination !

Comment fonctionne Trello ? 

A partir d’un tableau de bord qui vous permet de consulter vos projets et vos listes to-do en même temps. La vue d'ensemble vous permet de vous assurer que la manière dont vous utilisez votre temps (les petites les tâches) va dans la direction de ce que vous cherchez à obtenir (les grands projets). Vous « éclatez » votre projet en un certain nombre de tâches et d’actions, vous les dispatchez entre les différents participants aux projets, vous créez des listes to-do appropriées et ensuite, le projet se réalise tranquillement sous vos yeux. Vous n’oubliez rien, le stress disparaît et vous gagnez en efficacité. Un tableau de bord Trello peut contenir à la fois vos idées les plus folles et les besoins marketing les plus importants de votre entreprise. Votre communication reste transparente et facile à gérer quel que soit la complexité des défis. 

Avec Trello, vous pouvez : 

  • Ajouter des images ou même des vidéos à vos fiches de Trello
  • Mettre plusieurs couleurs de « labels » simultanées à une fiche donnée
  • Etre prévenu(e) visuellement lorsqu’un nouveau commentaire vous attend sur un de vos tableaux
  • Et en plus, vous recevez un mail automatique
  • Visualiser tout l’historique de l’activité d’un tableau donné
  • Archivez les « cartes » terminées. Elles ne sont plus sur le tableau, mais vous pouvez les retrouver à tout moment
  • Joindre une liste avec cases à cocher à n’importe quelle fiche
  • Déplacer une carte et une liste d’un tableau à l’autre
  • Faire une recherche à partir de mots-clés sur les tableaux
  • etc...                       

Comment s’organiser sur Trello ?

Pour chaque lancement de projet, créez un nouveau tableau, en conservant la même structure de listes to-do. Ce qui vous permettra de voir toutes les informations dont vous aurez besoin afin de prendre les meilleures décisions possibles :

  • La liste, la plus à gauche, est utilisée pour les “informations utiles” ou bien les « notes », comme la date de lancement, la timeline, et les besoins de l’équipe. Ces informations restent toujours en évidence pour ne pas perdre de temps lorsqu’il s’agit de chercher ces informations primordiales.
  • Ensuite une liste pour les « projets ».
  • Dans la liste des « tâches à effectuées », liées au lancement, les membres d’une équipe peuvent s’associer aux activités en fonction de leurs responsabilités.
  • Au fur et à mesure, les « cartes » composant les listes, sont déplacées vers des listes : « En cours », « Prêtes »et « Finalisées ». 

Utilisez les tags pour catégoriser les tâches (urgente) en priorité comme en genre.

Ces listes to-do sont placées dans cet ordre pour une raison spécifique. De gauche à droite, nous voyons un workflow (flux de travail) qui reproduit la manière naturelle de réfléchir ou d'avoir des idées jusqu'à la réalisation complète d'un projet. 

Adoptez une liste des “entrées”, qui peut être utilisée par n’importe qui pour publier un commentaire, envoyer une demande ou poser une question à l’équipe, car cela permet de gérer dans toute l’entreprise un processus identique d’assignement des tâches qui respecte à la fois le planning individuel et la charge de travail de chacun.

Plutôt qu’un processus top down où la personne à l’origine de la demande va nommer un responsable de la tâche, créez une dynamique collaborative où la demande est assignée à toute l’équipe, ce qui signifie que la personne la plus adéquate et disponible peut volontairement se désigner responsable afin de répondre à la demande. Cette méthode permet également de favoriser une communication transparente et une collaboration ayant pour objectif “de trouver une solution”. En bref, l’esprit d’équipe !!!

Exemples de listes to-do :

 « Tâche à effectuer »
C'est par exemple, celles que l’on utilise majoritairement chez Gaprod.

Infos / Idées / A faire / En Cours / Fait

« Brainstorming »

Idées / Expériences / Histoires / Inspirations

Voici comment se déroule un workflow :

Tout d'abord, une nouvelle idée ou une pensée surgit dans votre tête (c'est comme de la magie !). Vous pouvez ensuite la placer dans une nouvelle carte dans la liste des notes. Ça peut être une note très brève, ou bien vous pouvez ajouter beaucoup d'informations au dos de la carte.

Puis vous passez en revue régulièrement toutes les notes que vous avez créées et vous déterminez celles dont vous allez effectivement vous occuper. Souvenez-vous que toutes les idées ne sont pas bonnes ou ne valent pas le coup d'être développées. Seules celles qui sont intéressantes passent à la liste des projets. Bien sûr, cette liste contiendra à la fois les projets que vous avez créé vous-même et ceux qui vous ont été affectés.

Enfin, la dernière étape consiste à déterminer quelles actions individuelles vous allez devoir faire pour compléter ce projet. Une fois que vous avez identifié quelle est la toute prochaine action à effectuer, cela devient de manière naturelle votre to-do dans la liste des tâches. Vous pouvez ensuite vous attaquer à cette liste, en sachant que la plupart de ces tâches sont directement liées à vos projets.

Garder le bon équilibre dans vos listes to-do ! 

Assurez-vous de toujours avoir une bonne vision de vos projets. Cela vous apportera la garantie que ce que vous faites est toujours en accord avec vos objectifs principaux. Et, à elle seule, cette simple vue augmentera grandement vos chances de réussir vos projets les plus importants !

 

Rendez-vous sur notre tableau Trello public « Roadmap »,
afin de connaître l’avancement de nos idées et de nos services !

https://trello.com/b/I1SnHT7a/roadmap-public